Kiedy Excel do awizacji jest rozsądnym wyborem
Arkusz dobrze działa przy małej skali: jedna rampa, kilka dostaw dziennie, stali dostawcy i jedna osoba, która przyjmuje zgłoszenia. Zero kosztu licencji, pełna elastyczność kolumn i każdy wie, jak go otworzyć. Jeśli tak wygląda Twój magazyn, nie szukaj systemu na zapas.
Warunek jest jeden: plik ma jednego właściciela. Gdy edytują go dwie osoby albo wysyłasz go mailem do dostawców, zaczyna się chaos wersji. Jakie pola warto zbierać niezależnie od narzędzia, opisuje artykuł dane do awizacji.
Sześć objawów, że arkusz już kosztuje więcej niż system
- Dostawcy dzwonią o termin, a odpowiedź zależy od tego, kto odebrał telefon.
- Dwa auta dostają ten sam termin na tej samej rampie, bo plik zmieniły dwie osoby.
- Nikt nie wie, ile średnio czeka kierowca, bo czas przyjazdu nie jest zapisywany.
- Przewoźnik twierdzi, że był na czas, a Ty nie masz jak tego sprawdzić.
- Zmiana terminu przez dostawcę dociera do magazynu godzinę przed rozładunkiem.
- Urlop jednej osoby oznacza, że nikt nie umie obsłużyć awizacji.
Dwa lub trzy objawy naraz to zwykle moment, w którym zmiana ma sens. Przy jednym możesz uporządkować arkusz i poczekać.
Excel i system awizacji obok siebie
| Obszar | Arkusz | System awizacji |
|---|---|---|
| Rezerwacja przez dostawcę | Telefon lub mail do magazynu | Link, dostawca sam wybiera wolne okno |
| Konflikty ramp | Wychodzą na placu | System nie pokaże zajętego terminu jako wolnego |
| Powiadomienia | Ręczne maile i telefony | Potwierdzenia i przypomnienia e-mailem i SMS-em |
| Meldunek kierowcy | Portier z kartką | Kod QR lub PIN, status wizyty widoczny dla zespołu |
| Historia i spory | Nadpisane komórki | Historia zmian i raport punktualności |
| Koszt | Czas osoby, która go prowadzi | Abonament, w Awiza od 490 zł netto miesięcznie |
Zakres funkcji opisuje strona system awizacji dostaw, a plany i limity cennik programu do awizacji dostaw.
Policz, ile kosztuje utrzymanie awizacji w arkuszu
Dodaj dwa składniki. Pierwszy to czas ludzi: godziny tygodniowo na telefony, maile i poprawianie pliku razy stawka godzinowa. Drugi to oczekiwanie kierowców: liczba dostaw w miesiącu razy średni czas oczekiwania w godzinach razy stawka godzinowa. Dla przykładu 300 dostaw, 40 minut oczekiwania i stawka 120 zł to około 24 000 zł miesięcznie, a to rachunek poglądowy, w którym podstawiasz własne liczby.
Jeśli suma jest wyraźnie wyższa od abonamentu, decyzja jest prosta. Szersze liczenie przestojów znajdziesz w artykule koszt przestoju samochodu pod rampą. Przy porównywaniu ofert pomoże też lista jak wybrać system awizacji dostaw.
Jak przejść z arkusza na system bez przestoju
Nie trzeba wyłączać arkusza z dnia na dzień. Ustaw rampy i godziny pracy w systemie, zaimportuj oczekiwane dostawy z pliku CSV i wyślij link do rezerwacji dwóm, trzem największym dostawcom. Po tygodniu dołóż resztę. Stałe dostawy ustaw jako awizacje cykliczne, żeby nie wpisywać ich co tydzień.
Podobny problem arkuszy dotyczy zakupów: dział zakupów, który porównuje oferty dostawców w PDF-ach i Excelu, może zobaczyć, jak robi to platforma zakupowa z AI.
Czy da się prowadzić awizację w Excelu
Tak, przy kilku dostawach dziennie i jednej osobie odpowiedzialnej za plik. Przy większej liczbie ramp, dostawców i zmian terminu arkusz zaczyna generować kolizje i telefony, więc lepiej sprawdza się system z linkiem do rezerwacji.
Ile kosztuje system awizacji zamiast arkusza
W Awiza plan Rampa kosztuje 490 zł netto miesięcznie za do 4 ramp, plan Magazyn 1 490 zł netto, a plan Centrum 3 990 zł netto. Porównanie planów jest w cenniku.
Czy dostawcy muszą zakładać konto
Nie. Dostawca otwiera link w przeglądarce i wybiera wolne okno, a kierowca melduje się kodem QR lub PIN-em.